1. RESPONSABLES DEL TRATAMIENTO DE LOS DATOS PERSONALES
De conformidad con lo dispuesto en el Reglamento (UE) 2016/679, General de Protección de Datos («RGPD»), y en la Ley Orgánica 3/2018, de Protección de Datos Personales y garantía de los derechos digitales («LOPDGDD»), se informa a los interesados de que los datos personales facilitados a través del formulario de inscripción al evento serán tratados conjuntamente por las siguientes entidades, que actúan como CORRESPONSABLES DEL TRATAMIENTO:
MEDIA ADGO, S.L.
La Rambla 73, 1º 2ª, 08002, Barcelona
B66137704
data @ mediaadgo.com
SANTA LUCÍA, S.A. COMPAÑÍA DE SEGUROS Y REASEGUROS
Plaza de España, 15, 28008 Madrid
A-28039790
dpo@santalucia.es
Contact Center Hub – Peldaño Media Group SL
AVDA MANZANARES, 196 – 28026 MADRID (Madrid)
B78187952
protecciondatos@peldano.com
ILIA CONSULTORIA SL
B-65689945
C/ Mallorca, 272 8ª 9º, 08037 Barcelona (Barcelona).
dpo@windat.eu
Enghouse Interactive, S.L.U
Carrer de Sancho de Ávila 65, 08018 Barcelona
B62492277
Las entidades anteriores han determinado conjuntamente los fines y medios esenciales del tratamiento de los datos personales relacionados con la organización y gestión del evento, habiendo formalizado el correspondiente acuerdo de corresponsabilidad conforme al artículo 26 del RGPD.
Para facilitar el ejercicio de los derechos de los interesados y cualquier consulta relacionada con la protección de datos, se habilita como punto de contacto único la siguiente dirección de correo electrónico:
data @ mediaadgo.com
No obstante, el interesado podrá dirigirse a cualquiera de los corresponsables para ejercer sus derechos.
2. FINALIDAD DEL TRATAMIENTO DE LOS DATOS PERSONALES
2.1. Tipo de datos tratados
Los datos personales tratados serán aquellos facilitados directamente por el interesado a través del formulario de inscripción y podrán incluir:
- Nombre y apellidos.
- Empresa u organización.
- Cargo profesional.
- Dirección de correo electrónico.
- Número de teléfono.
- Información profesional relacionada con la actividad del evento.
- Datos derivados de la asistencia y participación en el evento.
El interesado responde de la veracidad de los datos haciéndose responsable de los datos falsos e inexactos que pudiera proporcionar, así como de los daños y perjuicios directos o indirectos que pudieran derivarse.
2.2. Finalidades del tratamiento
Los Corresponsables tratarán los datos personales facilitados por el interesado para las siguientes finalidades:
- a) Gestión de la inscripción y participación en el evento.
Gestionar el registro, confirmación de asistencia, acreditación, control de acceso, gestión del aforo y cualquier actuación necesaria para la correcta organización y celebración del evento.
- b) Comunicaciones relacionadas con el evento.
Gestionar las comunicaciones necesarias antes, durante y después del evento, incluyendo confirmaciones de inscripción, recordatorios, cambios de agenda, envío de información logística, documentación, encuestas de satisfacción, materiales de las ponencias y cualquier otra información relacionada con la participación en el evento.
A tal efecto, los Corresponsables podrán contactar con el interesado a través de cualquiera de los datos de contacto facilitados, incluyendo correo electrónico, llamadas telefónicas, SMS, WhatsApp u otros sistemas de mensajería instantánea o canales equivalentes.
- c) Gestión de relaciones profesionales y networking.
Facilitar el desarrollo de relaciones profesionales entre asistentes, ponentes, patrocinadores y organizadores dentro del ámbito profesional propio del evento, favoreciendo la generación de oportunidades de negocio, colaboración y networking empresarial.
- d) Elaboración de estadísticas y análisis de participación.
Realizar análisis estadísticos agregados y estudios internos relacionados con la asistencia, participación, perfiles profesionales e intereses de los asistentes con la finalidad de mejorar futuras ediciones del evento y desarrollar nuevas iniciativas sectoriales.
- e) Captación y difusión de imágenes y vídeos.
Captar fotografías y grabaciones audiovisuales durante el desarrollo del evento para su difusión en páginas web corporativas, redes sociales, memorias de actividad, publicaciones corporativas y demás canales de comunicación de los Corresponsables.
Las imágenes podrán mostrar el ambiente general, la asistencia y las actividades desarrolladas durante el evento. Cuando resulte legalmente exigible, se solicitará el correspondiente consentimiento del interesado.
- f) Envío de comunicaciones profesionales y sectoriales relacionadas con el evento.
Los Corresponsables podrán remitir al interesado información relacionada con futuras ediciones del evento, jornadas, estudios, informes, actividades profesionales, contenidos especializados y otras iniciativas vinculadas al sector de actividad objeto del evento, cuando exista una base jurídica válida para ello y siempre respetando el derecho de oposición del interesado.
- g) Envío de comunicaciones comerciales.
Cuando el interesado otorgue su consentimiento expreso, cada uno de los Corresponsables podrá remitir información comercial sobre sus productos, servicios, eventos, formaciones, promociones, actividades e iniciativas empresariales.
Estas comunicaciones podrán realizarse por correo electrónico, teléfono, SMS,, mensajería instantánea u otros medios electrónicos o físicos equivalentes.
El consentimiento prestado para cada Corresponsable será independiente y podrá retirarse en cualquier momento de forma sencilla y gratuita.
- h) Cumplimiento de obligaciones legales.
Cumplir las obligaciones legales, regulatorias y administrativas aplicables a los Corresponsables en relación con la organización y celebración del evento.
2.3. Conservación de los datos
Los datos personales serán conservados durante el tiempo necesario para cumplir las finalidades para las que fueron recabados.
Finalizada la relación con el interesado, los datos podrán conservarse debidamente bloqueados durante los plazos legalmente establecidos para atender posibles responsabilidades legales, contractuales o administrativas.
Los datos tratados con fines de comunicaciones comerciales se conservarán mientras el interesado no retire su consentimiento o solicite su supresión.
Las imágenes y grabaciones obtenidas durante el evento podrán conservarse mientras resulten necesarias para las finalidades informativas, históricas, documentales y promocionales que justificaron su captación.
3. LEGITIMACIÓN DEL TRATAMIENTO
Los datos personales serán tratados por los Corresponsables sobre la base de las siguientes legitimaciones previstas en el artículo 6 del Reglamento (UE) 2016/679 (RGPD):
a) Consentimiento del interesado (art. 6.1.a RGPD)
Se solicitará el consentimiento del interesadopara gestionar la solicitud de inscripción, confirmar la asistencia, facilitar el acceso al evento, remitir información organizativa y prestar los servicios asociados a la participación del interesado.
Asimismo,, los Corresponsables solicitarán el consentimiento previo, libre, específico, informado e inequívoco del interesado para:
- El envío de comunicaciones comerciales sobre productos, servicios, actividades, promociones o eventos propios de cada Corresponsable.
- El uso individual de su imágenes con la finalidad de captar fotografías y/o vídeos durante el evento y, en su caso difundirlos en redes corporativas o redes sociales.Cualquier otro tratamiento cuya base jurídica requiera consentimiento.
El interesado podrá retirar el consentimiento otorgado en cualquier momento, sin que ello afecte a la licitud de los tratamientos realizados con anterioridad a su retirada.
b) Interés legítimo de los Corresponsables (art. 6.1.f RGPD)
Los Corresponsables tienen un interés legítimo en organizar y desarrollar el evento, promover las relaciones profesionales entre los asistentes y mantener comunicaciones relacionadas con la actividad profesional y sectorial objeto del mismo.
En particular, el tratamiento podrá basarse en el interés legítimo para:
- Realizar encuestas de satisfacción y acciones de mejora de futuras ediciones.
- Elaborar estadísticas agregadas y análisis de participación.
- Mantener relaciones profesionales con asistentes, ponentes, colaboradores y representantes de empresas participantes.
- Informar sobre futuras ediciones del evento o actividades profesionales similares organizadas por los Corresponsables relacionadas con el sector de actividad del interesado.
Los Corresponsables consideran que dichas finalidades son razonablemente esperadas por los interesados en el contexto de un evento de carácter profesional y empresarial (B2B) y que no prevalecen sobre sus derechos y libertades fundamentales.
Asimismo, de conformidad con el artículo 19 de la Ley Orgánica 3/2018 (LOPDGDD), podrán tratarse los datos de contacto profesional y los relativos a la función o puesto desempeñado por personas físicas que presten servicios en personas jurídicas, cuando el tratamiento tenga por finalidad mantener relaciones de cualquier índole con la entidad para la que el afectado presta sus servicios.
d) Cumplimiento de obligaciones legales (art. 6.1.c RGPD)
Los datos personales podrán ser tratados cuando resulte necesario para el cumplimiento de obligaciones legales aplicables a los Corresponsables, incluidas aquellas derivadas de la normativa mercantil, fiscal, administrativa, de seguridad o de cualquier otra disposición legal que resulte de aplicación.
4. DESTINATARIOS DE LOS DATOS
Los datos personales serán accesibles por los cinco corresponsables identificados en la presente política para el cumplimiento de las finalidades descritas.
Los datos podrán ser comunicados a:
- Proveedores tecnológicos y empresas colaboradoras que presten servicios necesarios para la gestión del evento, actuando como encargados del tratamiento.
- Administraciones públicas, organismos reguladores, jueces y tribunales cuando exista obligación legal.
- Fuerzas y cuerpos de seguridad cuando proceda conforme a la legislación vigente.
No se realizarán cesiones de datos a terceros distintos de los indicados anteriormente salvo obligación legal o consentimiento expreso del interesado.
En caso de utilizar plataformas tecnológicas ubicadas fuera del Espacio Económico Europeo, los corresponsables garantizarán la adopción de las medidas y garantías adecuadas exigidas por la normativa de protección de datos.
5. DERECHOS DE LOS INTERESADOS
Los interesados podrán ejercer en cualquier momento los siguientes derechos:
- Derecho de acceso.
- Derecho de rectificación.
- Derecho de supresión.
- Derecho de oposición.
- Derecho a la limitación del tratamiento.
- Derecho a la portabilidad de los datos.
- Derecho a retirar el consentimiento otorgado.
- Derecho a no ser objeto de decisiones individuales automatizadas cuando resulte aplicable.
Para ejercer dichos derechos, el interesado podrá dirigir una solicitud a la siguiente dirección de correo electrónico:
data @ mediaadgo.com
Asimismo, podrá dirigirse directamente a cualquiera de los corresponsables identificados en la presente política.
Cuando considere que el tratamiento de sus datos personales vulnera la normativa aplicable, podrá presentar una reclamación ante la Agencia Española de Protección de Datos (www.aepd.es).
6. CONSECUENCIAS DE NO FACILITAR LOS DATOS
Los datos identificados como obligatorios en el formulario de inscripción y el cumplimiento del cuestionario cualitativo son necesarios para gestionar la participación en el evento.
La negativa a facilitar dichos datos o el suministro de información inexacta o incompleta podrá impedir la correcta gestión de la inscripción, la asistencia al evento o la prestación de los servicios asociados al mismo.
7. SEGURIDAD Y ACTUALIZACIÓN DE LOS DATOS
Los corresponsables aplican las medidas técnicas y organizativas apropiadas para garantizar un nivel de seguridad adecuado al riesgo y proteger los datos personales frente a accesos no autorizados, pérdidas, alteraciones o tratamientos ilícitos.
Asimismo, los interesados se comprometen a facilitar información veraz, exacta y actualizada, comunicando cualquier modificación que pueda afectar a los datos facilitados.
8. CONFIDENCIALIDAD
Los datos personales serán tratados bajo estrictas condiciones de confidencialidad.
Las personas autorizadas para acceder a los datos personales estarán sujetas a las correspondientes obligaciones de secreto profesional y confidencialidad, incluso después de finalizar su relación con los corresponsables.
Los corresponsables adoptarán las medidas necesarias para evitar el acceso, utilización, alteración, divulgación o destrucción no autorizada de los datos personales tratados.